社宅の敷金精算の流れ

企業の借り上げ社宅における敷金精算は、関係する人が多く専門知識も求められることから、業務の担当者にとって負担が大きくなる業務のひとつです。そこでこちらの記事では、社宅管理の担当者に向け、敷金精算の仕組みや費用負担のルール、具体的な手続きの流れに加えて、業務効率化のポイントまでまとめました。

社宅の敷金精算とは？

敷金精算の仕組みと返還額の決まり方

敷金とは、賃貸借契約を締結する際に担保として貸主に預け入れを行うお金です。退去する際には預けた敷金の中から未払い家賃や借主の負担となる原状回復費用、契約に基づいた控除額などを差し引いた上で、残額が返還されます。返還額は、「預けた敷金－根拠のある控除額」で決まるため、退去時にかかる費用が敷金を上回ったケースでは、追加で費用を支払うことになります。

また、契約内容によっては「敷引」や「償却」といった特約が設定されていることによって、無条件で一定額が差し引かれるケースもあります。

敷金から差し引かれる主な費用

敷金から差し引かれる主な費用としては、「原状回復費用」と「ハウスクリーニング費用」があります。

原状回復費用は、その物件に従業員が入居をしている間に故意・不注意で汚損・破損させてしまった設備の修繕に要する費用です。たとえばタバコのヤニ汚れ、壁の穴などが該当します。また、「退去時に行われる専門業者のハウスクリーニング費用は借主負担」と契約書に記載されている場合には、敷金からハウスクリーニング費用が差し引かれます。

そのほか、地域や契約によっては「敷引金」という名称で家賃の数ヶ月分が自動で差し引かれる特約が適用されるケースもあります。

借り上げ社宅の敷金は誰に返還される？

借り上げ社宅の場合、賃貸借契約の主たる契約者は「企業（法人）」であるため、入居時に敷金を貸主に預け入れたのは企業であり、退去時の敷金返還があれば原則として企業の口座に返還されます。もし実際に住んでいた従業員が退去手続きを行ったとしても、従業員個人に直接敷金が戻る、ということにはなりません。

ただ、社宅に入居する際に企業が従業員から費用を徴収していた場合には、企業に対して返還された敷金をもとに、社内規程に従い企業から従業員に精算・返還を行うという流れになります。

社宅の敷金精算で会社・従業員が負担する費用

貸主と会社の費用負担の基本ルール

退去時の原状回復における費用について、貸主と借主（会社）のどちらが負担するかは、国土交通省のガイドラインが基準となります。たとえば経年劣化や普通に生活している中で自然に生じた汚れや傷み（通常損耗）であれば、修繕費用は貸主が負担します。一方、借主の故意や過失などによる損耗が発生した場合には、借主である会社が負担します。

ただ、「退去時のクリーニング代は借主が負担する」と特約で定められているケースについては、その内容に従うことが一般的となっています。

従業員の費用負担は社宅規程を確認する

会社に対し請求された原状回復費用などの退去費用を、企業と入居していた従業員のいずれが負担するかは、法律で決められているわけではありません。そのため、負担についてはそれぞれの企業の社内規程に基づき決定されることになり、経年劣化以外の「従業員の故意や過失による汚損や破損」にかかる修繕費用は、従業員の自己負担となるケースもあります。

この点について、精算を行う際にトラブルが発生しないように、どのような費用を誰が負担するのか、という点について社内規程で明確に定め、あらかじめ従業員に伝えておくことも大切です。

社宅の敷金精算の計算方法

敷金返還額の計算式と具体例

敷金返還額の計算式は、「預けた敷金 − 敷引金（特約がある場合） − 原状回復費用（借主負担分） ＝ 返還額」が基本です。たとえば、家賃が10万円、敷金2ヶ月分（20万円）、退去時の原状回復費が3万円のケースについて考えてみましょう。

• 敷引がないケース
  敷金20万円 − 原状回復費3万円 ＝ 返還額17万円
• 敷引1ヶ月分（10万円）があるケース
  敷金20万円 − 敷引金10万円 − 原状回復費3万円 ＝ 返還額7万円

上記のように、敷引金の有無によって返還額が大きく変わります。

敷金だけでは原状回復費用を賄えない場合の対応

従業員の過失によって大規模な修繕が必要になったケースなどでは、もともと預けていた敷金のみでは退去費用を賄いきれないケースとなる可能性もあります。この場合には、超過分は追加で貸主に支払います。

企業の借り上げ住宅の場合には、まず貸主に対し契約者である企業が超過分の支払い義務を負うことになります。その後、企業内にて社内規程に照らし合わせ、必要があれば立て替えた分を従業員に請求します（給料天引きや直接振り込みなどの方法が用いられます）。

また、敷金を超過した場合、経理上は「修繕費」として処理が行われます。

社宅の敷金精算の流れと手続き

① 賃貸借契約書・社宅規程を確認する

退去が決定したら、まず該当する物件の賃貸借契約書と自社の社宅規程の内容について確認します。賃貸借契約書では、敷金の正確な金額、敷引や償却特約の有無、退去時の専門業者によるハウスクリーニングの負担区分などを前もって確認します。また、社内規程では発生した退去費用を会社と従業員の間でどのように負担するルールになっているのかという点を確認します。給与控除を行う場合の手続きなど、社内の精算方針についてあらかじめ整理し、従業員に案内します。

② 退去立ち会いで室内の状態を確認する

引っ越し作業が完了し、部屋が空室になった後に管理会社や貸主、従業員（会社担当者）による退去の立ち会いが行われます。ここでは、室内の傷・汚れをひとつひとつ確認し、それが経年劣化によるものか、従業員の故意や不注意によるものなのかを見極めます。

借り上げ社宅の場合には、遠方などの理由によって人事担当者が立ち会えず、従業員に任せるといったケースもありますが、その場で全額負担のサインをしてしまうと後から覆すのが難しくなります。そのため、もし疑問がある場合には保留とするように従業員に指導することが重要です。

③ 敷金精算書・原状回復費用の明細を確認する

退去立ち会いを行った後、貸主や管理会社から「敷金精算書」や「原状回復費用の見積書」が会社宛に送付されます。提示された修繕費用の内訳については、担当者は細かく精査する必要があります。たとえば単に「一式」と書かれており詳細が全くわからない場合には詳細の記載を求めます。また、国土交通省のガイドラインも確認し、貸主が負担すべき経年劣化分まで請求が行われていないかを確認してください。

④ 貸主と費用を調整し、精算額を確定する

もし明細の内容に疑問点を感じる、ガイドラインと照らし合わせて不当と思われる請求が含まれているようであれば、企業の担当者は管理会社と費用負担の交渉や調整を行うことになります。ただし、人事総務担当者にとって専門知識を持つ貸主との折衝や心理的負担も大きく、多大な時間と労力を奪われるという面もあります。

双方の合意が得られれば、最終的な原状回復費用の金額が決まり、敷金からの控除額と会社への返還額（または追加請求額）が確定します。

⑤ 敷金の返還・従業員負担分の精算を行う

精算額が確定したら、指定期日までに会社の口座に返還額が振り込まれるのを待ち、着金が確認できたら経費処理を行います。また、追加支払いが発生している場合には、速やかに支払いの手続きを行います。

その後社内精算を行いますが、社宅規程に基づいて、原状回復費用のうち従業員に故意や過失があった分を算出して従業員に請求します。この場合、事前の合意に基づき給料から控除するか、指定口座に対し従業員から振り込んでもらうなどの方法により、精算手続きを完了させます。

社宅の敷金精算で起こりやすいトラブルと対策

原状回復費用が高額で敷金が戻らない

貸主から高額な原状回復費用を請求されたことで、敷金が全く戻ってこない、あるいは追加請求されるトラブルが発生することがあります。この対策として、入居時に室内の傷や汚れを写真として撮影して残しておくことが有効です。

また、明細書を受け取ったら内訳について必ず精査し、経年劣化の修繕費が含まれていないかを国土交通省のガイドラインをもとに確認し、不当な請求と判断される場合には交渉が必要となります。

敷金の返還が遅れている

契約書には通常「明け渡し○ヶ月以内に精算する」と記載されていますが、退去後数ヶ月経過したにもかかわらず、敷金が返還されないケースもあります。このトラブルの対策としては、担当者は退去時に返還予定時期を管理会社に確認し、社内で期日管理を徹底します。もし期日を過ぎても入金が確認できない場合には、管理会社への状況確認の連絡を入れ、支払い督促する仕組みを構築しておきます。

会社と従業員の間で費用負担について揉める

「この傷は自分がつけたものではない」「高額すぎて支払えない」といったように、従業員と会社の間で退去費用をめぐって揉めてしまうケースも考えられます。この状況を防ぐには、社内規程において「従業員の故意や過失による破損は自己負担」という費用負担に関するルールを明確化して、入居時に署名入りの誓約書を取得しておく、ということが有効です。

社宅の敷金精算業務を効率化するには

敷金精算の手順や管理方法を統一する

敷金精算業務の属人化を防ぐために、社宅管理のフローやマニュアルの整備を行い、対応手順を統一します。入居前にはすでにある傷や汚れを写真に残す、退去立ち会い時のチェックリスト、敷金精算書の確認項目、貸主への折衝基準などを明らかにしておきます。

さらに、Excelやシステムを用いながら、それぞれの物件の敷金預託額や返還期日を一元管理すれば返還漏れを防ぎ、経理部門との連携もスムーズに行えます。

社宅管理代行サービスを活用する

敷金精算業務は専門知識が必要になる点に加えて、貸主との交渉、従業員への説明など、担当者に大きな負担がかかります。そこでおすすめなのが「社宅管理代行サービス」の活用です。専門的なノウハウを持った代行会社より、退去手続きから原状回復費用の妥当性の精査、貸主への交渉、敷金返還の進捗管理まで一括で対応が可能です。

人事総務部門の工数を大幅に削減し、本来のコア業務に集中できる環境を整えられます。