社宅代行とは、自社で行う社宅管理業務を代行してくれるサービスのことです。近年、社宅担当者の業務負担軽減やコスト削減などを理由に代行会社を利用する企業が増えています。
ただし、サービスの利用にはたくさんのメリット・デメリットがあるため、よく理解した上で検討するのがおすすめです。以下で、メリット・デメリットを見ていきましょう。
【監修】
村上忠礼氏
株式会社タイセイ・ハウジー法人本部副本部長。
1995年の社宅管理代行サービススタート当初より現在まで従事する、社宅管理のプロフェッショナル。
社宅代行の4つのメリット
担当者の業務負担を軽減できる
社宅管理業務は、新規契約業務から更新・解約業務、契約更新や入居期限の通知業務、建物の整備・修繕手配、税務署への支払調書作成、トラブル対応など非常に多種多様です。作業量が非常に多いうえ専門知識も必要なため、担当者の負担は大きいでしょう。
社宅代行を利用すれば、こうした管理業務の多くを代行してもらうことが可能です。不動産会社や家主とのやりとりも代行会社が全て行ってくれるので、業務負担を大幅に軽減できます。
管理業務を担っている総務部や人事部では、本来の業務に専念することができるでしょう。
コストを削減できる
社宅代行を利用することで、専門人材の雇用にかかる費用や担当者の残業代などコストを削減できます。
また、賃貸物件ではオーナーや業者が不当に高額な原状回復費用を請求してくるケースがあります。素人目には判断できず、無駄なコストが生じてしまうかもしれません。
社宅代行なら、原状回復費用が適正かどうか専門家の視点からチェックし、コスト削減をサポートしてくれます。
社宅利用者の満足度を高められる
社宅代行を利用することで、自社で探すより目的に合った物件を紹介してもらうことができます。入居中にトラブルが発生した場合も適切なフォローが受けられるため、社宅利用者の満足度が向上するでしょう。
トラブルリスクを回避できる
社宅管理を担当している人の中には、不動産の知識を持たず、知識ゼロの状態から運用に携わっている人が少なくありません。このため「もしトラブルになった時、対応できるかわからない」と不安を抱えている人が多いようです。
社宅代行なら、専門知識とノウハウをもとに適切な手続き・対応を行ってくれるので安心です。不動産業者や家主によって異なる契約条件も精査し、不利な契約にならないようサポートしてくれます。
社宅代行の2つのデメリット
代行会社に委託する費用がかかる
社宅代行を利用するための費用がかかります。社宅代行で削減できるコストと委託費用を比較し、長期的に得られるメリット・デメリットなどもよく検討した上で契約を交わしましょう。
個人情報漏洩のリスクがある
社宅を利用する社員の個人情報を社宅代行業者が管理するため、個人情報が漏洩してしまうリスクがあります。社宅代行会社を選ぶ際は、個人情報保護に対する考え方やセキュリティ対策をよく確認してみてください。
社宅代行会社の選び方
社宅代行会社を選ぶ際は、受託企業数や受託管理件数、全国の直営店数などの実績をチェックするのがおすすめです。実績が豊富なほど管理ノウハウが蓄積されていますし、それだけ多くの会社から選ばれている、と考えられるからです。
「どこまで代行してくれるか」も重要なチェックポイント。代行会社によって委託形態や依頼できる業務の範囲が異なるため、よく確認しないと「思ったより業務負担を軽減できない」「社宅管理について相談できず、業務の手離れが感じられない」など不満を感じる可能性があります。
社宅管理業務は非常に専門性が高く複雑です。担当者の負担軽減やコスト削減、社宅利用者の満足度アップを図るためにも、受託企業数や受託管理件数、全国の直営店数など、実績の豊富な代行会社にアウトソーシングしてみてください。