社宅代行会社を利用する流れを解説

社宅代行の利用している方の中には、「代行会社を利用するイメージが付きにくい」とお悩みの方がいるようです。ここでは、社宅代行を利用する流れについて、一般的な例をご紹介します。

【監修】
村上忠礼氏

株式会社タイセイ・ハウジー法人本部副本部長。
1995年の社宅管理代行サービススタート当初より現在まで従事する、社宅管理のプロフェッショナル。

社宅管理代行会社を
利用する流れを解説

社宅管理代行会社を利用する際の手続きは、一般的に下記の流れで進みます。

まず行いたいのが、社宅代行サービスを利用する目的を明確にすることです。業務負担軽減、コスト削減、管理品質や従業員満足度の向上、法令遵守（インボイス制度・マイナンバーなど）、法改正対応、属人化の解消などさまざまな目的があるでしょう。

目的を明確にしたあとは、現状の社宅管理業務のうち、どの業務を委託するのか考えます。

代行会社によってサービス内容や得意分野が異なるため、自社のニーズと照らし合わせて委託会社を選びましょう。

代行会社を選ぶ際は、実績豊富かどうか、個人情報の管理体制がしっかりしているか、自社に合ったサービス内容・範囲かどうか、サポート体制が整っているかなどを確認することが大切です。社宅管理代行会社を決めたら、代行会社と契約を行います。

社宅管理代行会社と契約すると、代行会社から社宅の候補物件を紹介してもらうことができます。

物件の種類は、主に2種類です。

社員本人による物件探しを認めている企業の場合、社員が探した物件と企業が提示する条件が合致していれば、契約手続きを行うことができます。

契約手続きで注意したいのは、契約書類です。契約条文はもちろん、契約条件の記載箇所やフォーマットなども物件によって異なるため、一つ一つ確認しなくてはなりません。代行会社を使用すれば、こうした手続きのほとんどを代行してもらうことが可能です。

契約書類のチェック、初期費用（初月家賃、敷金、礼金、仲介手数料など）の支払いを終えたら契約手続きは完了です。社員に入居案内を行います。鍵の受け取り方法や管理会社の連絡先などは代行会社が案内し、スムーズに入居できるようにサポートしてくれます。

企業と賃貸物件の家主とで賃貸借契約を締結します。社宅の場合は入居までの期間が短いため、先に社員を入居させてから正式な契約書の締結を行うケースがほとんどです。

契約書類の原本は代行会社が保管。物件の契約情報は代行会社から提供されるWebシステム上で閲覧・出力することが可能です。

村上氏

まとめ

ご紹介した流れのうち、ほとんどの作業を代行会社に委託することができます。企業側で行わなくてはいけないのは、導入目的の明確化と委託業務の洗い出し、そして社宅契約の承認だけです。

物件紹介から入居完了までのスケジュール管理、社員や不動産会社からの問い合わせ対応なども、原則は代行会社が行います。

社宅代行サービスを賢く活用することで、大変な思いをしながら対応している社宅管理業務を、大幅に削減することが可能です。コスト削減や社宅利用者の満足度アップも叶えることができます。