借上げ社宅の管理を担当している人の中には、不動産の知識を持たず、知識ゼロの状態から運用に携わっている人が多いようです。
「インターネットで色々な情報収集を行いつつ、なんとか業務をこなしているが、運用方法の基本や基準がいまいちわからない」「専門知識がない状態でもしトラブルになった時、対応できるかわからない…」と不安を抱えている人が少なくありません。
社宅契約の基本的な
流れとは？
借上社宅の場合、一般的な契約の流れは以下の通りです。
- 物件探し
- 物件決定
- 企業と貸主、管理会社との間で契約内容の調整
- 社宅物件として承認された旨を社員に伝える
- 契約手続き・契約金のやりとりは企業貸主、管理会社で行います。
- 企業と貸主、管理会社との間で契約の締結、契約金の精算
- 鍵の引き渡し、引越し実施
社宅担当者は、それぞれの段階で企業側の代表となって貸主、管理会社や不動産会社、社員とやり取りを行います。
また、これ以外にも、毎月の家賃の支払い管理、年度ごとの支払調書の作成・提出、契約の更新手続き、退去手続き、トラブルが起きた際の対処などを行わなくてはなりません。
賃貸借契約書など契約書類は不動産会社ごとに形式が異なる場合が多く、難しい内容について専門用語などで細かく記載されているのが一般的です。
不動産についての専門知識が少ないと、「そもそも書類の内容がよくわからない」「書類の間違いや変更点など見落としがあったかも…」と不安になってしまいます。
注意したい、
名義変更の手続き
名義変更でお悩みの社宅管理担当者も少なくありません。名義変更には、法人から個人への名義変更、法人契約から別の法人への契約変更、個人から法人への契約変更などがあります。中でも多いのが、「退職に伴い契約が終了したが、今の社宅に住み続けたい」といった、法人から個人への名義変更手続きです。
この場合は、これまでの契約内容そのままに個人で再契約するか、これまでの契約を解消して新規契約を結ぶかの2種類です。
どちらの場合でも、個人契約への変更に伴い敷金をどう引き継ぐか、社宅として使用していた期間の原状回復費用をどうするか、再契約する際に発生する礼金や事務手数料をどうするか、などについてよく確認することが大切です。
社宅管理業務を外部に
委託するという選択肢も
おすすめなのが、社宅管理の外部委託です。代行会社に社宅管理を任せることで、担当者に専門知識がなくても、スムーズに社宅を運用することができます。
社宅管理代行会社を選ぶ際にチェックしたいのは、受託企業数や受託管理件数、全国の直営店数などです。
実績豊富な代行会社にアウトソーシングすることで、担当者の業務負担軽減だけでなく、残業代などのコスト削減、生産性向上、契約に関するトラブル回避、社宅を利用する社員の満足度向上など、さまざまなメリットが得られるでしょう。
ただし、代行会社によって委託形態や依頼できる業務の範囲が異なる点には要注意。ニーズと合わない代行会社に依頼してしまうと、「思ったより業務負担を軽減できない」「社宅管理について相談できず、業務の手離れが感じられない」など不満を感じる可能性があります。
※引用元：タイセイ・ハウジー公式HP（https://www.taisei-hs.co.jp/houjin/answer/）
独自の社宅管理代行システム「ANSWER」を提供。部屋探しから契約業務、家賃送金、更新契約業務、解約手続き、敷金精算、問い合わせ対応、支払い調書の作成など、煩雑な管理業務の多くを代行してもらえます。
また、経験豊富なオペレーションスタッフが窓口となり、担当者の負担を軽減してくれるので安心。営業担当者が定期的に取引企業を訪問して、社宅管理状況に関して報告してくれるうえに、トラブルが発生した場合は適切な対応策を提示してくれます。