社宅代行サービスの利用を検討している方へ。ここでは、社宅代行サービスに寄せられる「よくある質問」をまとめてご紹介します。ぜひ参考にしてください。
【監修】
村上忠礼氏
株式会社タイセイ・ハウジー法人本部副本部長。
1995年の社宅管理代行サービススタート当初より現在まで従事する、社宅管理のプロフェッショナル。
社宅代行のよくある質問
Q.実際、社宅業務時間を
どれくらい削減できますか？
A.依頼する社宅代行会社によりますが、代行サービスを頼むことで、大幅に社宅業務時間を削減することができます。代行業者にもよりますが、80～90％の業務を代行してくれるケースもあるので、ぜひチェックしてみてください。
Q.入居時の敷金の支払いは？
A.社宅適応物件の決定状況によって異なります。社宅代行では地域相場に合わせて敷金を支払うのが一般的です。物件決定権を社員にゆだねた場合は、適正価格に近づけつつ地域相場に倣います。
転貸方式を採用している社宅代行会社では、敷金を会社が預託するため、企業側は一定額の手数料を支払うのみ。敷金の負担がない場合もあります。
Q.社宅物件は全国で
紹介してもらえますか？
A.ほとんどの社宅代行会社は全国展開しており、国内のさまざまな物件を紹介してもらえます。気になる代行会社があったら、ぜひ問い合わせてみてください。
Q.自社所有物件の管理代行も
可能ですか？
A.代行会社によって対応は異なります。自社所有物件の管理代行を行っている場合は、委託契約の締結後、所有物件のデータをもとに業務を実施。借主および管理会社へ案内状を送付し、振り込み口座名義の確認を行います。
Q.社宅代行の契約締結からの
導入期間は？
A.導入までのスケジュールは、企業側と打ち合わせて決定するのが一般的です。注意したいのは、新規物件と既存物件で契約が2種類に分かれるため、それぞれ導入までの時期が異なること。
既存物件は社有物件のデータを入力するので、新規物件よりも導入に期間を要する場合があります。要望によって導入時期を合わせてくれる企業もあるので、まずは相談してみましょう。
Q.一棟まるごとの借り上げは
可能ですか？
A.一棟単位での借り上げももちろん可能です。問い合わせ窓口や賃料の支払い先が同じなので、個別借上社宅よりも手続きが簡単になるでしょう。受託内容によっては個別で借りるよりも料金を安くすることができます。
Q.家具付き物件を社宅として
用意することはできますか？
A.単身者や短期出張者用に、家具付き社宅を用意することは可能です。業者によっては、マンスリーマンションの業者と提携し、必要な家具だけを揃えた部屋を提供しています。物件だけでなく、お得な通販まで紹介してくれる会社もありますよ。
Q.遠方のため内見に行けない！
どうすれば？
A.多くの場合、部屋を細かく採寸したデータや写真をレポートとして送付しています。部屋の間取りや周辺環境以外に要望がある場合は、早めに代行会社に伝えておきましょう。
Q.物件の周辺情報の
確認はできるのか？
A.居住環境の確認は大切ですよね。もちろん、物件の周辺情報を確認することは可能です。周辺状況や地域情報をまとめたレポートを作成し、企業に送付。代行会社によっては、社宅代行会社が提携している不動産会社から話を聞くこともできます。
Q.電気やガスの手続きは
どうすればよいか？
A.電気・ガス・水道などライフラインの手続きは、原則として入居者が行います。社宅物件として承認された後に手続きをするよう案内してください。ただし、一括受電方式の賃貸物件の場合、電気代は貸主からの請求になるため要注意です。
そもそも社宅代行サービスとは？
社宅代行サービスとは、社内で行っている社宅管理業務を代行してくれるサービスです。委託する業者によって対応範囲は異なりますが、一部から業務の大半まで任せることが可能です。利用することで、社内担当者の大幅な負荷軽減、コスト削減、従業員の満足度向上などが期待できます。
社宅代行会社の選び方
社宅代行会社を選ぶ際は、以下の6点に注意して選びましょう。
- 実績が豊富かどうか
- 個人情報の管理体制はしっかりしているか
- サービスの内容・範囲
- 全国対応してくれるか
- サポート体制が整っているか
- 社宅管理以外の相談もできるか
会社によって対応範囲やサービス内容が大きく異なるため、「代行会社なんてどこも同じ」と思わず、よく比較して検討することが大切です。
建物や設備の管理だけでなく、社宅という性質をよく理解したうえで、企業側の目線に立った提案をしてくれる会社なら安心して任せることができるでしょう。
社宅管理業務は実に多様で特殊です。物件所有者との契約や交渉には専門スキルが必要なうえ、地域によって商慣行が異なるため一元管理は困難。敷金や家賃の支払い日など通常取引と異なる出金管理が必要なうえ、異動シーズンには業務が短期に集中します。
また、多くの場合、社宅管理は人事・総務部門が行っていますが、入出金管理などもあるため経理・財務の知識が必要です。
一つや二つならともかく、数十、数百の社宅となると、業務は膨大。その負担を軽減しようと、近年は多くの企業で代行会社へのアウトソーシングが進められています。
社宅管理業務でお悩みなら、ぜひ専門会社へのアウトソーシングを検討してみてください。受託企業数や受託管理件数、全国の直営店数など、実績の豊富な代行会社にアウトソーシングすることで、業務負担の軽減やコスト削減などが叶います。
社宅代行のメリット・
デメリットとは？
社宅代行のメリットは、担当者の業務負担を軽減できること、コストを削減できること、社宅利用者の満足度を高められること、トラブルリスクを回避できることの4つです。
一方、代行会社に委託する費用がかかる、個人情報漏洩のリスクがある点はデメリット。委託を検討する場合は、メリット・デメリットをよく理解しておくことが大切です。
社宅代行の仕組みとは？
社宅代行とは、自社で行う社宅管理業務を代行してくれるサービスのことです。社宅は、会社が物件を購入して従業員に貸し出す「社有社宅」と、一般の賃貸住宅を借り上げて外部のオーナーに賃料を払う「借上住宅」に分けられます。
社宅代行のサービス内容は、社宅の種類や企業によって異なるため、業務範囲をきちんと確認してみてください。
社宅代行会社の
選び方とは？
社宅代行会社を選ぶ際に注目したいのが、社歴や受託企業数、受託管理戸数などの実績です。実績が豊富な会社は、培ったノウハウをもとに適切なサービスを提供してくれます。イレギュラーなトラブルが発生しても、安心して対応を任せられるでしょう。
中には、実績数が豊富でも、実は対応を外部の不動産業者に委託している場合があるので注意してください。
社宅管理代行サービスの
流れとは？
社宅管理代行会社を利用する際は、まず導入目的を明確にして、どの業務を委託するか洗い出します。そのうえで、自社のニーズに合った社宅管理代行会社を選定して契約します。
社宅管理代行会社と契約すると、代行会社から社宅の候補物件を紹介してもらうことができます。ここでは、借上社宅の社宅管理代行を利用する流れについて解説します。
社宅管理代行サービスの
利用料金とは？
社宅管理代行サービスの利用を検討する際、特に気になるのが利用料金ではないでしょうか。
社宅管理業務は範囲が広く、内容も多種多様なため、社宅管理代行サービスの費用について「いくら」と言うことはできません。ただし、一般的にはサービスを利用することで2割～3割程度のコストダウンが図れると言われています。ぜひ参考にしてください。
社宅代行業者が入るときの
建物賃貸借契約の
注意点とは？
一定の賃料を受け取って社宅を提供する際は、「建物賃貸借契約」を交わすのが一般的です。「賃貸借契約書」とは、物件の貸し借りを行うための契約書のこと。物件の基本情報・付属品・契約期間・賃金・更新料・解約通知の期日などが記載されています。
ここでは、建物賃貸借契約についての基礎知識と、社宅代行会社が間に入る場合の契約の注意点をご紹介します。
社宅代行会社に企業が
抱えがちな不満とは？
社宅代行サービスを利用する企業の中には「代行会社を利用したことでかえって面倒になった」「ほとんど業務削減できなかった」「管理の質が悪く、従業員から不満が出る」とお悩みの企業もあるようです。
ここでは、社宅代行会社の利用でよくある不満の声をご紹介します。利用を検討している方は、ぜひ参考にして、後悔のない選択をしてください。
社宅を自社管理するときの
流れとは？
福利厚生の一環として社宅を導入する企業の中には、自社で社宅を管理している企業も多いようです。
ここでは、社宅の自社運用する際の流れをご紹介します。より効率的に、負担なく社宅を管理する方法もご紹介しているので、社宅の導入を検討している企業の方は、ぜひ参考にしてください。
社宅代行の「転貸」と
「代行」の違いとは？
社宅代行会社は、大きく「代行方式」と「転貸方式」の2種類に分けられます。転貸とは又貸しのこと。委託会社が物件を借り上げて、企業に貸し出す方式です。一方代行方式は、企業と貸主が賃貸借契約を結び、委託会社が社宅管理業務を代行します。
ここでは、社宅管理における代行方式と転貸方式の特徴・違いについて解説します。
社宅管理代行の
代理人方式とは？
社宅管理代行における「代理人方式」とは、委託会社と契約を結び、社宅管理に関する事務を代行してもらう方法のことです。委託会社は会社の代理人として契約業務や更新業務、トラブル対応を行います。
ここでは、社宅管理における代理人方式について解説します。転貸方式との違いなど、気になる方はぜひチェックしてみてください。