転勤が多く発生する時期は、社宅管理担当者もやるべきことが多くなります。そこでこちらの記事では、社員の転勤に合わせた社宅管理について解説。どのような対応が必要となるのかをまとめました。
社員の転勤が決まったら社宅管理担当がやるべきこと
転勤内示・辞令のタイミングを把握する
社宅管理担当者は、転勤者がスムーズに転居ができるよう対応するためにも、転勤内示や辞令が出るタイミングを正確に把握しておく必要があります。早い段階で準備を始めておくことによって、迅速な手配が可能になります。 特に、遠隔地への転勤が発生する場合や家族構成などに変更がある場合には、物件探し・手続きに時間を要するケースも。社宅管理者への負担を軽減するためにも、先を見越した対応が求められます。
転勤者本人からヒアリング
転勤が決まったら、転勤者本人からヒアリングを行います。確認する具体的な内容としては、家族の有無や通勤時間、住宅の広さ、予算などのヒアリングを行います。このような情報を確認することによって、社宅提供の可否や物件の選定を行いやすくなります。また、不動産業者や社宅代行業者を通じて物件探しを行う場合にも、物件を紹介してもらう際の情報源となります。
社宅適用条件（社宅規程）に基づき、「社宅提供対象者か」を判断
転勤者本人からヒアリングした内容と、社内規定を照らし合わせ、その社員が社宅提供の対象かどうかを確認します。社宅管理担当者は、社宅に関する規定を正しく理解し、誤った運用によるトラブルが発生しないように注意する必要があります。
社宅の手配・契約準備
転勤する本人が社宅提供対象者だった場合には、社宅の手配や契約の準備を行う必要があります。例えば借り上げ社宅の場合には、まず不動産会社や代行会社に連絡を入れ、物件の条件を提示し、候補となる物件をリストアップする必要があります。社有社宅の場合には、転勤先の社宅について空室状況を確認し、転勤者が入居できる物件があるかチェックします。加えて、入居可能日や設備の状況についてもあらかじめチェックしておくことが必要です。
この対応を行う場合には、対象者が転勤する先の拠点の総務担当と確認しながら進めていくことが望ましいといえます。
入居準備・引越し関連手続き
物件の選定が終了し、契約を締結したら、転勤者との調整のもとで引越しに関連する手続きを進めていきます。例えば入居申請書の受け取りや引越し業者の手配、保険の加入、鍵の引渡しなど様々な手続きがあります。このような準備は転勤者の生活に直結してくるため、調整のもと漏れのないように対応するようにすることが大切です。
入居後フォローと管理登録
転勤者が入居した後は、社宅管理台帳に物件情報や契約内容、入居者情報、発生費用などを正確に登録して管理を継続します。また、定期的に居住者とコミュニケーションをとることによって修繕すべき点やトラブルなどがないかフォローを行っていきます。
転勤シーズンに発生する社宅管理の「3つの壁」
【業務量の壁】物件探し・契約・引越し手配の一括集中
一般的な企業では、4月や10月が異動の時期となっているケースが多いといえます。転勤が発生する企業の場合には、この時期に多くの転勤者が発生するため、業務量が一気に増えるといった状況になります。 社宅管理業務においても、転勤の時期には物件探しや新たな物件での契約手続き、引越し手配が集中するため、漏れや間違いがないように1件1件確認しながら進めていくことが非常に重要です。
【コストの壁】仲介手数料や初期費用、空室期間の家賃発生
引越しを伴う転勤者が多くなる場合には、退去や新しい物件への入居が発生します。そうなると、仲介手数料や初期費用などにより、大きなコストが発生します。また、借り上げ社宅の場合には、従業員の転勤で借りている物件が空室になったとしても、次の入居者が見つかるまでは企業がその家賃を支払続ける必要があります。
【トラブルの壁】規定外の物件交渉や入居・退去時のトラブル対応
社宅においては、社員が規定外の物件を希望するケースがあった場合、社内規定と社員の希望の間で調整が難航することがあります。また、入居時に設備に不備があった、退去時に原状回復費用の負担をめぐってトラブルに発展するケースも。このように、転勤の多い時期には社宅に関するトラブルも発生しやすくなります。
まとめ
転勤が多い時期には、社宅担当者の業務負担も増えることになりますが、転勤者がスムーズに転勤先でも仕事を継続できるようにしっかりと手続きを行っていく必要があります。もし、対応に不安を感じる場合には、社宅代行会社に相談してみることがおすすめです。