専門性が高く、難易度が高い社宅管理業務は、同じ担当者が長年業務を担当し、業務が属人化しているケースが少なくありません。
しかし属人化していると、担当者が長期休暇に入ったり、担当者が辞めたりした途端、業務が滞ってしまいます。今後の運用を考えれば、属人化を解消し、安定した運用を実現するのがおすすめです。
社宅管理業務は
なぜ属人化するのか
社宅管理業務は、物件探しから契約手続き、更新手続きや退去手続き、引っ越しの手続き、住居に関するトラブル対応、不動産会社とのやり取り、火災保険対応など、多種多様な業務を行います。
これらの業務は、多くの企業で専門部署ではなく、人事や総務が兼任している状況です。不動産の業務経験が豊富な人は少なく、書類作成や契約プロセスなどゼロから知識を身につけ進めているようです。
業務は属人化しやすく、繁忙期の3月から4月は休暇を取りづらい、時間外労働が多くなってしまう、担当者が退職するとゼロから人材育成しなければならないなど、多くの問題を抱えています。
属人化を解消するために
社内でできること
属人化の解消を目指すなら、まずは業務フローを可視化し、問題点を探してみましょう。
業務が複雑化していると、それを理解し実行できる人が少なくなるため、仕組みはシンプルにします。一人に権限が集中しないように業務を複数人で分担したり、便利なITツールを導入したりするのもおすすめです。
社宅管理業務のマニュアルを作成してみるのも良いでしょう。マニュアルがあれば、複数の社員で同じように業務を行えるようになります。ただし、マニュアル作成後も定期的に業務をチェックし、改善に取り組むことが大切です。
社宅管理業務を外部に
委託するという選択肢も
社宅管理を外部に委託するのもおすすめです。代行会社に社宅管理を任せることで、属人化を解消し、担当者の業務負担を減らすことが可能。社宅管理業務を兼任している社員は、本来の業務に集中しやすくなるでしょう。
社宅代行会社を選ぶ際にチェックしたいのは、受託企業数や受託管理件数、全国の直営店数などです。実績豊富な代行会社にアウトソーシングすることで、担当者の業務負担軽減だけでなく、残業代などのコスト削減、生産性向上、契約に関するトラブル回避、社宅を利用する社員の満足度向上など、さまざまなメリットが得られます。
ただし、代行会社によって委託形態や依頼できる業務の範囲が異なるため、サービス内容を見比べて、委託したい業務が含まれているか確認することが大切です。
※引用元：タイセイ・ハウジー公式HP（https://www.taisei-hs.co.jp/houjin/answer/）
社宅管理の受託企業950社以上、受託管理件数約115,000件（※2025年11月時点）と、非常に実績豊富な企業。
タイセイ・ハウジーが提供する社宅管理代行サービス「ANSWER」では、部屋探しから契約業務、家賃送金、更新契約業務、解約手続き、敷金精算、問い合わせ対応、支払い調書の作成など、煩雑な管理業務の多くを代行しています。
※参照元：タイセイ・ハウジー公式HP
（https://www.taisei-hs.co.jp/houjin/answer/precedent/）