自社で個別に住宅の契約をする借上社宅の場合、複数の口座それぞれに毎月家賃を入金しなくてはなりません。入金手続きはもちろん、契約書も1件ごとに異なるため契約条件の精査が必要。「担当者の業務負担が非常に大きい」と悩んでいる企業が多いようです。
複数の不動産会社への
対応はなぜ面倒なのか
社宅管理の中でも大変なのが、借上社宅における不動産会社とのやりとりです。
企業は、社員と不動産会社・貸主の間に立って、物件を借りるための交渉や、契約・更新・解約時のスケジュール管理や書類のやりとり、入居中のトラブル対応、支払調書の作成などを行わなくてはなりません。
不動産会社によって書類の形式やルールが異なる場合もあり、それぞれの個別対応も求められます。
一つ、二つの部屋ならともかく、何部屋、何棟ともなると作業は非常に煩雑です。専門知識も必要なため、誰でも簡単にできるわけではありません。社宅担当者の負担は非常に大きくなりますし、他の業務を行いながら処理するのは厳しいでしょう。
複数の不動産会社への対応をラクにする方法
複数の不動産会社への対応を楽にするためには、以下の方法が有効です。まず、専用の管理ツールを導入して、すべての不動産会社との連絡を一元化しましょう。これにより、連絡漏れや情報の重複を防ぎ、対応の効率化が図れます。次に、不動産会社とのコミュニケーションを自動化するツールを活用します。定期的な連絡や情報更新を自動化することで、手間を大幅に減らすことができます。
また、標準化されたテンプレートを使用することで、契約書や報告書の作成時間を短縮し、ミスを防ぐことができます。さらに、不動産会社の対応状況を可視化し、進捗管理を行うことで、優先順位を付けて効率的に対応できます。最後に、定期的に不動産会社との打ち合わせを行い、業務プロセスの見直しと改善を図ることが重要です。これにより、長期的なパートナーシップを築き、スムーズな業務運営が可能になります。
社宅管理業務を外部に
委託するという選択肢も
おすすめなのが、社宅管理の外部委託です。社宅管理は業務内容が幅広く、専門性も必要なことから、近年多くの企業が外部サービスを利用しています。
社宅代行会社を選ぶ際にチェックしたいのは、受託企業数や受託管理件数、全国の直営店数などです。実績豊富な代行会社にアウトソーシングすることで、担当者の負担を軽減できる、残業代を削減できる、契約に関するリスク、トラブルを軽減できる、社員満足度向上が叶う、などさまざまなメリットが得られます。
ただし、代行会社によって委託形態や依頼できる業務の範囲は異なります。委託を検討する際は、サービス内容を見比べて、委託したい業務が含まれているかきちんと確認することが大切です。
※引用元：タイセイ・ハウジー公式HP（https://www.taisei-hs.co.jp/houjin/answer/）
社宅管理サービスが出始めた1995年から社宅管理業務代行サービスを提供している、実績豊富な企業です。
部屋探しから契約業務、家賃送金、更新契約業務、解約手続き、敷金精算、問い合わせ対応、支払調書の作成など、煩雑な管理業務を最大90％代行。（※タイセイ・ハウジーが定めている社宅管理業務77項目のうち最大90％（70項目）を代行可能）全国42の直営営業所と、全国2,200の不動産会社とのネットワークで、細やかなサポートを行っています。