社宅代行サービスを利用する企業は年々増加傾向にあります。しかし、中には「代行会社を利用したことでかえって面倒くさくなった」とお悩みの企業もあるようです。
ここでは、社宅代行会社の利用でよくある不満の声をご紹介します。利用を検討している方は、ぜひ参考にして、後悔のない選択をしてください。
【監修】
村上忠礼氏
株式会社タイセイ・ハウジー法人本部副本部長。
1995年の社宅管理代行サービススタート当初より現在まで従事する、社宅管理のプロフェッショナル。
社宅代行を利用している企業のよくある不満の声を紹介
社宅代行を利用している企業が抱える不満で多いのは、主に以下の5つです。
- 委託できる業務の範囲が狭く、ほとんど業務削減できなかった
- 社宅制度に関する相談ができない
- 対応スピードが遅く、事務作業が滞る
- 委託契約の後はほったらかし
- 管理の質が悪く、社員から不満が出る
委託できる業務の範囲が狭く、ほとんど業務削減できなかった
多いのが、この不満です。社宅管理に関する業務は、新規契約業務から更新・解約業務、契約更新や入居期限の通知業務、建物の整備・修繕手配、税務署への支払調書作成、トラブル対応など非常に多種多様です。
一方で、対応範囲は業者によって大きく異なります。「書類の手続きしか行わない」「社員さんとのやり取りはしない」など一部の業務しか代行してくれない業者に委託してしまい、あまり業務削減を実感できないというのです。
確認連絡が多い業者、書類のミスが多く、二重チェックが必要な業者の場合も手離れを感じられないかもしれません。
社宅制度に関する相談ができない！
「単なる事務代行に留まり、社宅制度に関する相談・要望に応えてくれない」という不満もよくあります。専門家の意見を聞きたい、アドバイスが欲しかったのに、事務手続きしか代行してくれない業者では、結局担当者の知識だけで対応せざるを得ません。
企業の実情に配慮せず、マニュアル通りの対応しかしてくれなかったり、代行会社の都合で支払日を決めたりする業者もいます。せっかく業者に委託しているのにかえって不便さを感じる、モヤモヤする…という人が多いようです。
対応スピードが遅く、事務作業が滞る
仕事で大切なのは、スピード感です。どんなに丁寧な仕事をしても、スピードが遅いと処理が追いつかなくなってしまいます。メールの返信が数日後、あるいは他のメールに埋もれて気づいてくれない、こちらから連絡を入れてはじめて連絡に気付く、なんて状況では、ストレスが溜まってしまうでしょう。
同様に、なかなか連絡が取れない担当者も困りもの。何度連絡しても不在、折り返しをお願いしても連絡が来ない、時間をおいて再度電話したら「折り返します」の無限ループ…。確認が遅れるほど後の作業にも影響が出るため、頭を抱えたくなってしまいます。
委託契約の後はほったらかし
「通常の業務は行ってくれるけど、新サービスの紹介や改善案などを提案してくれない」といった不満です。社宅代行サービスを利用する企業の多くは、一度委託したら長期間契約を行います。こまめに委託先を変えてしまうと、業務に支障が生じるからです。このため、中には長期契約にあぐらをかいてアフターフォローを行わない業者もいるようです。
どんなサービスでも、5年、10年も経てばサービス内容の変更や刷新が行われます。よりよい住環境の提案や、現在の問題点の指摘、改善案のアドバイスなどを積極的にしてくれる業者もあるので、そうした業者に依頼した方が良いかもしれません。
管理の質が悪く、社員から不満が出る
社宅専門でなく、一般の管理代行業者に委託して後悔する人もいるようです。一般の物件と社宅では、管理の仕方が異なります。賃貸借契約や経費管理など、不動産や社宅管理に関する知識・ノウハウが十分でない会社に委託すると、円滑に管理できないだけでなく、トラブルにつながる可能性があるので注意してください。
いざという時に適切に対応してくれない業者では、社宅を利用する社員の満足度も低下してしまうでしょう。
社宅代行会社選びで失敗しないために気を付けるべきことを解説
せっかく社宅代行会社に委託するなら、安心できる・信頼できる業者を選びたいですよね。業者選びのポイントは、以下の6点です。
- 実績が豊富かどうか
- 個人情報の管理体制はしっかりしているか
- サービスの内容・範囲
- 全国対応してくれるか
- サポート体制が整っているか
- 社宅管理以外の相談もできるか
「代行会社なんてどこも同じ」と思わず、特徴や代行内容をよく比較して検討しましょう。建物や設備の管理だけでなく、社宅という性質をよく理解した上で、より良い住環境を整えるため一歩踏み込んだ提案をしてくれる会社なら安心です。
社宅代行は、専門の知識と経験を備えた業者が、企業の社宅管理を代行するサービスです。受託企業数や受託管理件数、全国の直営店数など、実績の豊富な代行会社にアウトソーシングすることで、業務負担軽減やコスト削減、社員の満足度アップなどを実現することが可能です。